livedoorセミナーを行うにあたってまず始めに、PCやパワーポイントのバージョンなどのセミナー環境について、「調書」と呼ばれるファイルで講演者にヒアリングをします。
すると講演者が5人いたら、5つのファイルが集まり、それが日々バージョンアップされたり、講演者が変わって別のファイルが提出されたりと、混乱する要素が増えていきます。
そんな時の僕の対処法はこのようになります。
１．ファイル名称のルールを決める
２．ファイル整理の時間をスケジュールに落とし込む
１．ファイル名称のルールを決める
⇒これはよく行われる方法ですが、徹底することが難しいですね。また、人により別のフォーマットを利用していたりと、統一を阻害する要素は人的要因が多いので、
・関係者に統一フォーマットを配布する
・一人の人間のみが名称変更をする
といったルールを先につけることをお勧めします。
ちなみに僕はファイル名は必ず
（提出日）_内容_提出者_バージョン
といった順番にしています。
また一括した名称の変更には「お〜瑠璃ね〜む」を使用しています。（リンク先のVectorさんから無料でダウンロードできます。）
文字の追加・削除、置換、日付追加等が可能でとても使いやすいですので、是非ご利用ください。
２．ファイル整理の時間をスケジュールに落とし込む
⇒これは「必ずファイル整理をする時間」を設けるようにして、その日のうちに整理をしてしまうということです。
整理しなければいけないファイル数が多ければ多いほど、混乱する原因が増えてしまいます。また時間を決めることによって、それ以前に整理が終わっていてもその時間にチェックをすることによって整理の精度を上げることに役立ちます。
僕が行っている整理方法は、下記のようになります。
フォルダを2つ作成し、ひとつはその日に来たファイル、つまり未整理分、そしてもうひとつは整理フォルダとして、ファイルを整理フォルダに移す
この時には「StructureT-Maker」を使用しています。（リンク先のVectorさんから無料でダウンロードできます。）
このソフトは、フォルダ構造をツリー状にしてCSV・テキスト・HTML・ハイパーリンク付Excel等で出力してくれます。また「フォルダまで出力」、「ファイルまで出力」と出力様式も選べるので大変便利です。
僕の手順は下記の通りです。
�〔だ依�フォルダ内のファイルを「StructureT-Maker」でテキスト出力し、それをプリントアウトする
�∪依�の終わったものから整理フォルダにファイルを移し、プリントアウトに終わったものとしてチェックをする
�Ａ瓦得依�フォルダに移し終わったら、整理フォルダ内のファイルを「StructureT-Maker」にてExcelに出力し、そのファイルを「フォルダ管理Excel」として整理フォルダにいれる
�ぁ屮侫�ルダ管理Excel」をプリントアウトし、保管する
このときに必ずフォルダ管理Excelの名称に日付を入れることと、プリントアウト時に日付が入るようにExcelを設定してください。この作業により、現状のファイル数と種類を最新の状態で把握できます。
これが僕の整理法方です。他によい方法がありましたら、是非共有をお願いします！
